E-Mail-Archivierung: So bleibt dein Business rechtlich auf Schiene
In Österreich und Deutschland gibt es gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zur Archivierung ihrer geschäftlichen E-Mails verpflichten. Diese Pflicht zur E-Mail-Archivierung ist eine zentrale rechtliche Anforderung, die sich vor allem aus steuerrechtlichen und unternehmerischen Vorschriften ergibt.
Warum gibt es die E-Mail-Archivierungspflicht für Unternehmen?
Abgesehen von Kleingewerbetreibenden und freien Berufen ist jedes Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche E-Mails zu archivieren. Das ergibt sich aus den Anforderungen der Buchhaltung sowie der allgemeinen Compliance-Pflicht (Einhaltung von Gesetzen und internen Richtlinien). Die Verantwortung für die E-Mail-Archivierung liegt dabei direkt bei der Geschäftsführung. Wer diese Pflicht ignoriert, riskiert Sanktionen durch das Finanzamt und rechtliche Folgen. Verstöße gegen die ordnungsgemäße Buchführung können mit Geldstrafen oder in schweren Fällen sogar mit Freiheitsstrafen geahndet werden.
Die wesentlichen rechtlichen Grundlagen bilden das Unternehmensgesetzbuch (UGB) sowie die Bundesabgabenordnung (BAO). Zudem sind die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoBD) entscheidend für die digitale Aufbewahrung. Weitere Gesetze wie die DSGVO oder das Telekommunikationsgesetz spielen ebenfalls eine Rolle, insbesondere wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht.
Welche E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht?
Laut Gesetz muss jede E-Mail, die als Geschäftsbrief gilt, archiviert werden. Darunter fallen alle Nachrichten, die zur geschäftlichen Korrespondenz gehören. Das umfasst auch alle Nachrichten mit steuerlicher Relevanz, die laut BAO aufbewahrt werden müssen. Zu den wichtigen E-Mails zählen vor allem:
- Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse sowie die dazugehörigen Arbeitsanweisungen,
- Empfangene Geschäfts- oder Handelsbriefe,
- Kopien von versendeten Geschäfts- oder Handelsbriefen,
- Buchungsbelege und sonstige steuerrelevante Unterlagen.
Kurz gesagt: Alle E-Mails mit geschäftlichem Bezug müssen ordentlich und inklusive ihrer Anhänge archiviert werden. Beispiele dafür sind:
- E-Mails, durch die Geschäfte abgewickelt werden (Auftragsbestätigungen, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine),
- E-Mails zur Geschäftsanbahnung oder -beendigung (Angebote, Reklamationen, Kundenakquise).
Private Nachrichten oder Spam müssen nicht archiviert werden. Auch allgemeine Newsletter und reine Werbe-Mails unterliegen nicht der Archivierungspflicht.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Gemäß § 212 UGB müssen geschäftliche Briefe in der Regel 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die E-Mail verschickt oder empfangen wurde.
Für steuerlich relevante Unterlagen wie Rechnungen sieht die BAO ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren vor. In bestimmten Fällen (z. B. bei Grundstücken) können längere Fristen gelten. Um auf Nummer sicher zu gehen, archivieren viele Betriebe ihre gesamte Geschäftskorrespondenz einheitlich für mindestens 7 bis 10 Jahre.
Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung in der Praxis?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte technische Lösung vor. Unternehmen müssen jedoch garantieren, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt. Das bedeutet, die E-Mails müssen:
- vollständig,
- unveränderbar,
- zeitnah und
- nachvollziehbar gesichert sein.
Laut GoBD müssen die Daten zudem maschinell auswertbar und jederzeit verfügbar sein. Da Standard-Mailprogramme diese Anforderungen meist nicht erfüllen, ist der Einsatz einer speziellen Software für die E-Mail-Archivierung ratsam, um rechtlich abgesichert zu sein.
Revisionssichere Archivierung im Fokus
Die Speicherung kann auf eigenen Servern oder in der Cloud erfolgen. Entscheidend ist der Schutz vor Manipulation, etwa durch Verschlüsselung oder digitale Zeitstempel. Bei einer Betriebsprüfung muss jedoch gewährleistet sein, dass die Prüfer:innen die Nachrichten im Klartext lesen können.
Um den Aufwand gering zu halten, nutzen viele Firmen automatisierte Archivierungslösungen. Diese Tools arbeiten im Hintergrund, erfüllen alle rechtlichen Vorgaben und sorgen für Sorgenfreiheit im Business-Alltag. Neben lokaler Software bieten Cloud-Services hier oft die flexibelste Lösung.
Private Nachrichten von Mitarbeiter:innen haben im Archiv nichts verloren, außer es liegt eine schriftliche Einwilligung vor. So bleibst du beim Datenschutz immer auf der sicheren Seite.